Personalausfall und eingeschränkte Betreuung: Ausfallmanagement in Kitas am Standort Warendorf

Die aktuelle Situation ist für zahlreiche Familien in NRW herausfordernd und belastend: Denn die krankheitsbedingten Personalausfälle sorgen landesweit für überdurchschnittlich viele Ausfalltage. Das belegen auch die Daten des nordrhein-westfälischen Familienministeriums: Im November und Dezember 2023 musste rund jede fünfte Kita zeitweise die Betreuungszeit herabsetzen, Gruppen verkleinern oder vereinzelt ganz schließen. Zum Vergleich: Im Jahr davor war jede zehnte Kita betroffen (Vgl. WN Artikel vom 21.03.2023).

Insbesondere in den Wintermonaten 2023/2024 gingen bei den Landesjugendämtern monatlich zwischen 1.000 und knapp 5.000 Meldungen zu Personalunterbesetzungen ein (Vgl. ZEIT ONLINE), wobei zahlreiche Kindertagesstätten mehrere Meldungen pro Monat absetzten. Denn passt der gesetzlich vorgegebene Fachkraft-Kind-Schlüssel nicht, müssen die Einrichtungen bzw. Träger der Kitas dies im Sinne des Kinderschutzes melden und entsprechende Maßnahmen einleiten (gem. §47, Abs. 1 SGB VIII).

Personalausfallmanagement bei Outlaw

Und die Krankheitswelle reißt nicht ab – auch im ersten Quartal des Jahres 2024 erreichen die Personalausfälle aufgrund von Krankheit der pädagogischen Fachkräfte und den Kindern der pädagogischen Fachkräfte wieder Höchststände. „Mit unserem Personalausfallmanagement versuchen wir diese Personalsituation besser zu steuern, zu kompensieren und zumindest für etwas Planbarkeit bei den Ausfallzeiten zu sorgen“, erklärt dazu Mehtap Aydin, Fachgebietsleitung der Kitas im Kreis Warendorf, und beschreibt: „Es handelt sich dabei um ein rollierendes System, bei dem abwechselnd nur eine gewisse Anzahl von Kindern  – aus unterschiedlichen Gruppen – betreut werden. Wenn wir die geforderte personelle Mindestbesetzung nicht einhalten können, teilen wir nach diesem Konzept die Kinder in kleinere Gruppen auf. Schlussendlich kann das dazu führen, dass für eine oder zwei Gruppen keine Betreuung angeboten werden kann, weil wir eben nicht ausreichend Personal zur Verfügung haben.“ Dann müssen die Eltern informiert werden, dass aufgrund von Personalmangel leider keine Betreuung stattfinden kann. Dieses Personalausfallmanagement wird bereits seit Dezember 2022 bei Outlaw umgesetzt.

„Wir orientieren uns dabei natürlich immer an unserem Grundsatz, allen Kindern ein Recht auf Bildung zu ermöglichen. In der aktuellen Situation prüfen wir deshalb immer genau, welche Maßnahmen wir umsetzen können, um die Betreuung weitestgehend aufrechtzuerhalten“, ordnet dazu Ute Jansen, Geschäftsleitung Kita bei Outlaw, ein. „Und wir verstehen natürlich, dass die Familien trotzdem mit der Umsetzung unseres Personalausfallmanagements unzufrieden sind. Wir sind allerdings an den rechtlichen Rahmen des Landes NRW gebunden und können trotz aller Anstrengungen und Organisation als Träger nicht anders agieren, wenn wir die personelle Mindestausstattung nicht vorhalten können“, bezieht sich Ute Jansen auf die Vorgaben gem. § 36 Abs. 4 KiBiz.

Belastende Situation für Familien

Das führt zu der für Familien anstrengenden, unsicheren und untragbaren Situation – aktuell unter anderem in unserer Kita Kohkamp in Albersloh. Ursächlich ist hier einerseits der anhaltende (bundesweite) Fachkräftemangel. Dazu kommt anderseits und besonders in NRW das strukturelle Problem mit Blick auf den Refinanzierungsmechanismus. Denn den Auftrag zur Bereitstellung der Plätze für die Kindertagesbetreuung erhalten freie Träger wie Outlaw vom Land NRW (Rechtsanspruch) bzw. den Kommunen. Zur Finanzierung erhalten die Träger Pauschalen zur Deckung der Personal- und Sachkosten. Aktuell ist es so, dass die dafür eingeplanten KiBiz-Pauschalen zur Refinanzierung nicht mehr ausreichen – die Anpassung erfolgt allerdings erst im August 2024.

Kita Bündnis NRW

Genau hier macht sich das Kita Bündnis NRW stark: Gemeinsam mit mehreren großen Kita-Trägern hat Outlaw einen Appell an die politisch Verantwortlichen im Land NRW formuliert, um die Entscheidungsträger zum Handeln aufzufordern. Informationen dazu finden Sie auf der Website des Kita Bündnis -  hier geht’s zur Online-Petition. Und in unseren Kitas vor Ort machen wir an Aktionsständen auf das Thema aufmerksam.

Pädagogische Fachkräfte unterstützen

„All das geht natürlich nicht spurlos an unseren pädagogischen Fachkräften vorbei und wir tun alles, um die Kolleg:innen in den Kitas zu unterstützen und zu entlasten“, betont Mehtap Aydin. Denn die Krankenquote steigt auch aufgrund von Überlastung kontinuierlich und erreichte bereits 2023 Rekordwerte – deutschlandweit. Um die kurzfristige dauerhafte Öffnungen zu realisieren, wird temporär Personal von Arbeitszeitfirmen eingesetzt. Um die Gesundheit der pädagogischen Fachkräfte zu schützen werden im Rahmen des Betrieblichen Gesundheitsmanagements (BGM) bei Outlaw verschiedene Angebote zur Gesundheitsprävention und auch -förderung erarbeitet und umgesetzt. Dazu zählt die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (sogenannte GBUpsych), welche wir als "Diagnoseinstrument" nutzen. Die Teams werden dabei von unseren Gesundheitsmanager:innen begleitet: "Die Gefährdungsbeurteilung bei psychischer Belastungen ist an unseren Standorten in NRW ein fester Bestandteil des Arbeitsschutzes und wir unterstützen die Teams bei der zielgerichteten Suche nach eigenen Lösungen. Gerade die Ergebnisse der GBUpsych helfen uns, Belastungen schnell einzukreisen", erläutert Gesundheitsmanagerin Mandy Kanne und ergänzt: "Am Standort Warendorf sind wir eng im Austausch mit den Mitarbeiter:innen und haben die GBUpsych 2023 flächendeckend umgesetzt. Hier arbeiten wir bereits an den Ergebnissen."

Mehr Informationen zu unserem Betrieblichen Gesundheitsmanagement gibts u. a. in unserem Podcast.

„Unser Ziel ist, vor Ort, in jeder Einrichtung bestmöglich die Betreuungssicherheit und die Qualität der pädagogischen Betreuung zu gewährleisten und natürlich das Recht auf Bildung für alle Kinder zu verwirklichen“, versichert abschließend die Fachgebietsleitung Kita Mehtap Aydin.