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So gehen wir mit Personalausfällen um: Einblick in „Ausfallmanagement“ der Kitas am Outlaw-Standort Leipzig

Fachkräftemangel und Krankheitswelle: Auch in den Leipziger Outlaw-Kitas bleibt die Situation weiterhin angespannt. Denn zum anhaltenden Fachkräftemangel kommt ein ungewöhnlich hoher Krankenstand unter den Kolleg:innen. Das kann zu Einschränkungen bei der Kinderbetreuung führen und das stellt wiederum Familien vor große Herausforderungen, um Kinderbetreuung und Arbeit zu organisieren. Denn oft scheinen der Ausfall von Angeboten, Gruppenzusammenlegungen oder -Schließungen bzw. sogar Teilschließungen der Einrichtung recht kurzfristig. Doch bevor es dazu kommt, hat das Kita-Team gemeinsam mit der zuständigen Outlaw-Fachgebietsleitung am Standort Leipzig alle Alternativen ausgeschöpft und im Sinne eines gelingenden Ausfallmanagements geprüft, welche nächsten Schritte erforderlich sind. Außerdem arbeiten die Standorte übergreifend eng und abgestimmt mit der Outlaw-Geschäftsleitung Kita zusammen.

 „Um schnell und angemessen mit Blick auf das Wohl der Kinder bei Personalausfällen zu reagieren, prüfen wir im ersten Schritt das je Kita spezifische Verhältnis von Kindern und Fachkräften“, erklärt Bartosch Mielcarek, Fachgebietsleitung Kita für Outlaw in Leipzig. „Das klingt kryptisch, aber wir müssen entsprechend des Betreuungsschlüssels genau prüfen und offen legen, ob wir die gesetzlich geforderte personelle Mindestbesetzung erfüllen oder das zuständige Landesjugendamt bzw. die Kitaufsicht informieren müssen“, beschreibt der Fachgebietsleiter (weitere Infos dazu hier).

Transparentes Vorgehen bei Personalausfällen

Nach Prüfung der Situation werden in der betroffenen Einrichtung zunächst alle zusätzlichen Termine reduziert, um Fachkräfte für die Betreuung der Kinder in den Gruppen bereitzustellen. In diesem ersten Schritt kommt es zur Zusammenlegung von Gruppen. Dazu kann der Stundenumfang der vorhandenen Fachkräfte erhöht werden; Leitung und Projektfachkräfte werden dann ebenso eingesetzt und unterstützen zeitweise im Gruppendienst. „Natürlich informieren wir an dieser Stelle sofort die Eltern, um von Anfang an transparent und nachvollziehbar über die aktuelle Situation und die getroffenen Maßnahmen zu aufzuklären“, beschreibt Bartosch Mielcarek. Denn im zweiten Schritt prüft die Kita in Abstimmung mit den Eltern, ob alternative Betreuungsmöglichkeiten gegeben sind und bittet um Unterstützung.

„Wir wissen, dass diese Situation sehr herausfordernd für die Familien ist und prüfen parallel die personelle Unterstützung aus anderen Kitas ist Leipzig“, erklärt der Fachgebietsleiter, der in Leipzig für insgesamt 7 Kitas und eine Kindertagespflege verantwortlich ist. Auch die Verfügbarkeit interner Springer:innen wird geprüft und falls das nicht ausreicht, wechseln Leitungs- und Projektkräfte der Einrichtung komplett für maximal drei Tage in den Gruppendienst. Auch an dieser Stelle erfolgt wieder eine Information an die Eltern, um die Situation und Maßnahmen nachvollziehbar zu kommunizieren.

Transparente Elternkommunikation

„Wenn diese Alternativen erschöpft sind, müssen wir im dritten Schritt die Öffnungszeiten mit zeitlicher Begrenzung reduzieren, die Eltern erneut informieren und dann auch eine Meldung beim Jugendamt und Landesjugendamt machen“, beschreibt der Fachgebietsleiter. Erst danach kann eine vorübergehende Schließung einzelner Gruppen bzw. Gruppenbereiche einer Einrichtung folgen – natürlich in Verbindung mit einer Information an die Eltern sowie der Meldung beim Jugendamt und Landesjugendamt.

Der letzte Schritt nach Ausschöpfung aller Alternativen wäre dann die vorübergehende Schließung der Kita, natürlich mit entsprechender Elterninformationen und der Meldung beim Jugendamt und Landesjugendamt. „Diesen fünften Schritt versuchen wir im Rahmen unserer Möglichkeiten zu vermeiden. Doch mit Blick auf das Wohl der Kinder und den gesetzlichen Vorgaben kann das eine Maßnahme sein, um den Fachkräften die Möglichkeit zu geben, zu gesunden und zu erholen. Denn wir wollen unbedingt den Teufelskreis vermeiden, dass Pädago:innen, die für erkrankte Kolleg:innen eingesprungen sind, nach deren Wiederkehr ausfallen“, erklärt der Fachgebietsleiter.

Betreuungsschlüssel verbessern

Das übergreifende Ziel ist einerseits die bestmögliche Betreuung und Förderung der uns anvertrauten Kinder zu gewährleisten und andererseits auch gut für unsere Fachkräfte zu sorgen. Deshalb setzt sich Outlaw seit längerem für die Anpassung des Personalschlüssels ein – zuletzt nach Bekanntwerden des Sächsischen Kita-Gesetzes und den geplanten Verbesserungen hinsichtlich der frühkindliche Bildung, dem Personalschlüssel und 1.000 zusätzlichen Erzieher:innen. (Hier gehts zum Artikel)

„Das Land Sachsen ist hier im Ländervergleich abgehängt“, betont das Ute Jansen, Outlaw-Geschäftsleitung Kita. Der Ländermonitor frühkindliche Bildung der Bertelsmann-Stiftung gibt an, dass das pädagogische Personal in den sächsischen Kitas zwar überwiegend sehr gut ausgebildet ist, aber 93 Prozent der Kita-Kinder in Gruppen mit einem nicht kindgerechten Personalschlüssel betreut werden.

Mehr Informationen dazu auch hier.

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